ThriveDeskのワークフローは、Gmailのフィルターや他のメールアプリのルールのように機能します。条件をチェックして(何を探すか)、アクションを実行する(何をするか)ことで、タスクを自動化するのに役立ちます。このガイドでは、ワークフローの仕組みとその使用方法を説明します。

ワークフローは、スタンダードおよび無制限プランで利用可能です。

ワークフローとは?

ワークフローとは、特定のことが会話で発生したときにThriveDeskに何をするかを指示するルールのセットです。それには以下が含まれます:

  • 条件 – あなたが探しているもの(メール内の特定の単語など)。

  • 演算子 – 条件がどのようにチェックされるか(「含む」や「等しい」など)。

  • アクション – 次に何が起こるか(メールにタグを付ける、返信を送るなど)。

例えば、メールの件名に「注文確認」が含まれている場合、ワークフローは:

✔ タグを追加する

✔ 顧客にメールを送信する

✔ 会話をクローズとしてマークする

ワークフローは自動的にバックグラウンドで実行されます。新しい会話を一致させるためにチェックし、必要に応じてアクションを実行します。ワークフローは会話ごとに一度だけ実行され、繰り返しを避けます。

ワークフローの作成方法

デフォルトでは、管理者とアカウント所有者のみがワークフローを作成できます。すべてのユーザーがワークフローを管理できるようにするには、役割と権限設定で権限を更新してください。
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ワークフローを作成する手順

  1. ワークフローメニューに移動し、新規追加をクリックします。自動化は受信トレイ特有のため、追加ボタンを押す前に受信トレイを選択してください

  2. テンプレートを選択するか、最初から始めるをクリックします。

  3. ワークフローに名前を付ける

  4. 条件を設定する – ワークフローが探すべきものを選択します(メール内のキーワードなど)。

  5. アクションを選択する – 条件が一致した場合に何が起こるべきかを決定します。複数のアクションを追加できます。

  6. ワークフローを確認して保存する

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ワークフローの管理

  • ワークフローをオフにする – 名前の横にあるトグルスイッチをクリックします。

  • ワークフローを削除する – 名前の横にあるゴミ箱アイコンをクリックします。

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削除されたワークフローを復元できますか? – 元に戻すオプションはありませんが、同じ設定で新しいものを作成できます。

ワークフローの編集

  • ワークフロー名または編集アイコンをクリックします。

  • 条件やアクションを変更します。

  • 更新を保存します。

チェック ワークフローの条件とアクション は、利用可能な各条件とアクションについて説明しています。

それだけです!ワークフローは、タスクを自動化することで時間を節約するのに役立ちます。